Politica de Tratamiento Datos Personales
DEFINICIONES
Las siguientes definiciones se tendrán en cuenta tanto para la presente política como para el tratamiento de datos personales.
•Titular: Persona que aporta sus datos personales
•Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado de EL TITULAR para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
•Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
•Consulta: Solicitud que realiza el TITULAR del Dato Personal o las personas autorizadas por éste, o las autoridades, para conocer la información que reposa sobre él TITULAR en las Bases de Datos del responsable y/o Encargado.
•Cookies: Es un pequeño archivo localizado en su computador por un sitio web que lo maneja para almacenar información sobre su uso de la página web. Se usa cookies para monitorear los sitios webs que son accedidos y utilizados, cuando la persona se registra en la página web se almacena un código único en el cookie de su computador. El usuario puede aceptar o rechazar el uso de cookie. La mayoría de los buscadores aceptan cookies de manera automática.
•Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
•Dato Público: Es el dato calificado así por mandato legal o por la Constitución Política, así como aquel que no sea semiprivado o privado es considerado dato público entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
•Dato Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el TITULAR. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.
•Dato Semiprivado: Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al TITULAR sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.
•Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del TITULAR o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
•Clientes: Persona natural o jurídica a la cual una o varias de la sociedad le pueda prestar potencialmente, le presta o prestó servicios profesionales en virtud de una relación comercial preexistente. Personas naturales con quienes la sociedad tiene una relación comercial o de capacitación en desarrollo del objeto social de la sociedad.
•Proveedores: Persona natural o jurídica que suministra bienes y/o servicios a una o más de la sociedad en virtud de una relación comercial preexistente. Personal Persona natural que presta o prestó servicios personales a cualquiera de la sociedad en virtud de un contrato de trabajo.
•Visitante: Toda persona natural que se encuentre en las instalaciones de las oficinas de cualquiera de la sociedad y que no tenga la calidad de Empleado actual.
•Postulantes: Personas naturales que, por interés laboral, se presentan para procesos de selección de personal convocados por la sociedad o remiten información con la finalidad de poder adelantar los procesos respectivos de contratación de personal de las Sociedades.
•Reclamo: Significa la solicitud del TITULAR del dato para corregir, modificar, adicionar, actualizar o suprimir los datos personales ya sea por su voluntad o porque se está incumpliendo la Ley pertinente.
•Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
•Encargado del tratamiento: Quien realiza el tratamiento de los datos personales por encargo de cualquiera de la sociedad en virtud de una relación jurídica que le vincula con alguna de ellas y delimita el ámbito de su actuación.
•Responsable del tratamiento: Quien, por su situación jurídica, decide sobre el tratamiento de datos personales.
RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
Chock Telecomunicaciones, con número de Nit 901.033.379.
Domicilio Principal: Carrera 17 No 95-10 of. 1, Bogotá D.C.
Correo electrónico: info@chocktelecom.com
Teléfono: 310 2247281
Página web: www.chocktelecom.com
ALCANCE
El presente documento denominado Política describe cómo Chock Telecomunicaciones, recolecta, almacena, procesa, usa, conserva, circula, transmite y trata información personal que le ha sido suministrada y que se encuentra registrada en sus Bases de Datos.
Los datos a los cuales se refiere esta política incluyen los recolectados por los siguientes medios o canales:
- Datos recolectados en persona
- Telefónicamente
- Realización de registros y /o eventos
- Firma de documentos
- Formalización de vinculaciones
- A través de medios digitales
- Sitio web.
PRINCIPIOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
De conformidad con lo desarrollado en la Ley 1581 de 2012, en este documento que describe la Política de Tratamiento de Datos Personales se aplicarán los siguientes principios:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos
- Principio de finalidad
- Principio de libertad
- Principio de veracidad o calidad
- Principio de transparencia
- Principio de acceso y circulación restringida
- Principio de seguridad
- Principio de confidencialidad
INFORMACIÓN PERSONAL RECOLECTADA Y MEDIOS DE RECOLECCIÓN:
Para adelantar la recopilación de datos personales y el correspondiente consentimiento del Titular, se considerará lo siguiente:
Se puede obtener información personal directamente de los titulares o de diferentes fuentes (comercios, operadores de bases de datos, entidades financieras, entre otros). podemos obtener información también durante el procesamiento de transacciones realizadas con instrumentos de pago electrónico por las relaciones de los titulares con las entidades financieras. también es posible que tengamos una relación directa con personas naturales (trabajadores, proveedores, etc.), que nos entreguen esta información personal en conexión con esa relación jurídica o contractual.
El usuario y el visitante del sitio web conoce y acepta que podremos recoger cierta información mediante la utilización de tecnologías y metodologías, tales como cookies, tags, web beacons u otras tecnologías similares que habilitan el seguimiento de los titulares y otros usuarios cuando navegan por el sitio web.
podemos utilizar esta información para autenticar a un usuario, para recordar sus preferencias para el uso del sitio web y para analizar el uso del sitio web y sus servicios.
Podemos utilizar esta información personal en el agregado o combinarla con la información personal que hemos recolectado de los titulares.
Las cookies son pequeños fragmentos de información que se almacenan en una computadora por su navegador web. las webs beacons o píxel tabs son pequeñas cadenas de código colocadas en una página web o en un mensaje de correo electrónico con el propósito de transferir información. Sí un titular no quiere que su información personal sea recogida a través de cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador web, lo cual es de su propia responsabilidad.
Se puede solicitar y utilizar la siguiente información personal:
• Información del uso que el usuario le da al sitio Web incluyendo patrones de navegación, tiempo de estadía, el modelo de equipo, la versión del sistema operativo, los identificadores únicos y los datos sobre la red móvil, dirección IP, entre otros.
• Información que el usuario provee a la hora del registro en el sitio Web incluyendo nombre, apellido, correo electrónico, compañía y cargo, entre otros.
• Información acerca de los datos que el usuario ingresa en la aplicación incluyendo contactos (tales como nombre y apellidos, tipo y número de identificación, dirección y de correo electrónico y número de teléfono) y mensajes entre otros.
• El número de la tarjeta de crédito o de débito e información sobre sus transacciones con instrumentos de pago, como monto de la transacción, fecha y hora, lugar o comercio donde se realizó la transacción, el tipo de transacción, y el historial de compras o pagos.
• Información personal de los trabajadores y proveedores relacionada con su fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, estado civil, sexo, grados de escolaridad, experiencia laboral, referencias personales, nivel y estado socioeconómico e información financiera.
• Información personal de los trabajadores relacionada con su estado de salud, entidades de seguridad social a las que se encuentra afiliado, antecedentes disciplinarios y judiciales.
• Información personal de los trabajadores relacionada con su núcleo familiar y dependiente, y sus preferencias personales en términos de actividades y hobbies.
• Información personal de los candidatos a cualquier posición o trabajo entre la que se encuentra sus nombres y apellidos, tipo y número de identificación, teléfonos fijos y celulares de contacto, direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales), profesión u oficio, títulos, perfil académico (colegio, universidad, etc.), perfil profesional (puestos de trabajo, antecedentes, etc.) pertenencia a asociaciones profesionales o académicas, salarios y jornadas de trabajo, evaluaciones de rendimiento y/o cualquier otro dato que se incluya dentro de la hoja de vida del aspirante o candidato. Los usuarios, clientes, trabajadores y proveedores nos autorizan expresamente a confirmar la información personal suministrada acudiendo a entidades públicas, compañías especializadas o centrales de riesgo, a sus contactos o al empleador, así como a sus referencias personales, bancarias o laborales, entre otros.
USO Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Si el titular de los datos personales nos proporciona sus datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Tratamiento, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que
- el titular nos autorice a hacerlo.
- sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado.
- la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios
- sea entregada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto.
- tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración.
- implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013.
- según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.
Nosotros recolectamos y hacemos tratamiento de datos para las siguientes finalidades:
- Administrar nuestro servicio de mensajería.
- Personalizar el sitio web para el usuario.
- Habilitar el acceso de servicios para el usuario.
- Enviar información relevante del servicio como notificaciones, alertas, etc.
- Enviar cuentas y facturas al usuario.
- Recaudar los pagos del usuario.
- Enviar información de mercadeo para incentivar el uso de la herramienta.
- Proporcionar información en relación con productos, servicios y promociones, lo que incluye la administración de las correspondientes campañas y la comunicación que sobre las mismas deba hacerse
- Contactar con fines de cumplimiento de obligaciones pecuniarias y cobro de cartera.
- En general, operar, evaluar y mejorar nuestras operaciones comerciales, desarrollar nuevos productos y servicios, realizar campañas de mercadeo, alianzas comerciales y realizar estudios de mercado, así como para efectuar las actividades de monitoreo e investigación del comportamiento del establecimiento de comercio en el sistema y en el mercado, ligadas a los deberes de conocimiento del cliente y su mercado.
- Gestionar las relaciones con proveedores y empleados lo cual puede incluir actualización de datos o llevar a cabo controles reglamentarios.
- Para fines de seguimientos del negocio, estadísticos, econométricos, de investigación, segmentación y desarrollo de mercados, productos y valores agregados para los establecimientos de comercio, entidades financieras, clientes y usuarios.
- Para gestionar el cumplimiento de los términos establecidos en la relación laboral como: Afiliación y aportes a las entidades de seguridad social, creación de contrato laboral, generación de pagos y beneficios laborales.
- Para incluir dentro de las actividades de los programas de capacitación, desarrollo, bienestar, salud ocupacional y seguridad que establece la compañía para sus empleados.
- Para procesar las aplicaciones de vinculación laboral que recibimos por parte de los candidatos, dar trámite a las mismas y definirlas dentro del tiempo estipulado, según el proceso de selección o la convocatoria.
- Para finalidades históricas y estadísticas, para lo cual se utilizarán mecanismos de anonimización.
- Para transferirla o transmitirla a terceros países, conforme los dispone la ley.
- Para cualquier otra finalidad que haya sido autorizada por el titular.
Salvo lo aquí descrito, no se vende o comparte los datos personales que se recolecta o trata. Cuando se requiera revelar algún tipo de información a nuestros agentes o subcontratistas, como encargados del tratamiento, el agente o subcontratista se verá en la obligación de usar la información según esta política de tratamiento y deberá garantizar la confidencialidad de la información. Adicionalmente al revelar la información necesaria para los motivos anteriormente mencionados, podemos revelar su información cuando así la ley lo requiera, mediante orden judicial.
La custodia de la información será por diez años desde el último tratamiento. En todo caso, la información suministrada permanecerá almacenada por todo el tiempo necesario para permitirnos el cumplimiento de las finalidades aquí previstas y para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales a nuestro cargo especialmente en materia laboral, contable, fiscal y tributaria o por todo el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a la materia de que se trate ya los aspectos administrativos, laboral, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información, o en todo evento previsto en la ley.
AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Se entiende que, para el tratamiento de datos debe existir una autorización previa otorgada por el respectivo TITULAR; dicha autorización podrá estar contenida en un documento físico o electrónico, podrá expresarse de manera verbal o mediante un hecho inequívoco.
El responsable adoptará los procedimientos para solicitar la autorización del TITULAR para el tratamiento de los mismos e informar lo siguiente:
- El Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales y la finalidad de este para el cual se obtiene el consentimiento.
- Los derechos como TITULAR, consagrados en la Ley.
- Los datos del responsable
- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
- Canales dispuestos para atención al público.
Lo anterior aplicará de la misma manera cuando la autorización para el tratamiento de los datos personales deba ser otorgada por parte del TITULAR a través de plataformas digitales. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste
- por escrito,
- de forma oral
- mediante conductas inequívocas del TITULAR que permitan concluir de forma razonable que la autorización fue otorgada;
De acuerdo con la regulación aplicable no se necesitará la autorización en los siguientes casos:
- Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
- Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
- En casos de emergencia médica o sanitaria.
- Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Cuando se trate de datos personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE LOS DATOS PERSONALES.
En caso de un TITULAR desee solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, podrá hacerlo en cualquier momento, mediante el procedimiento de reclamo, previsto en la presente Política, conforme la regulación aplicable.
AVISO DE PRIVACIDAD
Para efectos de las normas aplicables, el Decreto 1377 de 2013, define el Aviso de Privacidad de la siguiente manera “Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al TITULAR para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales”. De acuerdo con la normatividad en el caso en el que no haya fácil acceso de la Política, El Responsable tendrá que poner a disposición un Aviso de Privacidad que debe contener como mínimo lo siguiente:
1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.
2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
3. Los derechos que le asisten al TITULAR.
4. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el TITULAR conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente.
En todos los casos, debe informar al TITULAR cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
ACCESO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
Los Datos Personales que recolecte El Responsable, serán usados de acuerdo con el ámbito de la finalidad, por tanto solo serán compartidos a terceros que requieran estos datos para el desarrollo de su relación con el Responsable.
El TITULAR puede revisar, corregir, actualizar o suprimir la información personal que se ha suministrado. Así mismo, El Responsable podrá ponerse en contacto con el TITULAR para solicitar que se revise la información, y se corrija o la actualice.
TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN
La información personal puede ser transmitida y/o transferida y/o, almacenada y/o procesada en un país diferente a aquel en donde el TITULAR la entregó, y ser incluida en bases de datos del Responsable que no se encuentran en el país donde fue inicialmente recolectada, es decir, que podrá transferirse a matrices, filiales, afiliadas y/o subsidiarias, proveedores, contratistas, clientes teniendo en cuenta el cumplimiento de la regulación aplicable.
La transferencia y transmisión de datos personales, se hará de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el titulo V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. En el caso de la transmisión de datos que se efectúen entre un responsable y un encargado del tratamiento de los datos personales, se suscribirá el correspondiente contrato el cual señalará los alcances del tratamiento, las actividades que el encargado realizará por cuenta del responsable para el tratamiento de los datos personales y las obligaciones del encargado con el titular de los datos y con el responsable del tratamiento.
Al interior del contrato, se incluirán las siguientes obligaciones, sin olvidar las demás establecidas en las normas de protección de datos aplicables:
- Dar Tratamiento, a nombre del Responsable, a los datos personales conforme a los principios que los tutelan.
- Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan datos personales.
- Guardar confidencialidad respecto del tratamiento de los datos personales.
Por su parte y , de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 El Responsable podrá compartir los datos personales con alguna entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones o bien, por orden judicial.
CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Para Chock Telecomunicaciones la seguridad de la información es muy importante, por lo tanto resulta fundamental proteger esta información y los activos que la contienen, de cualquier pérdida de confidencialidad, integridad o disponibilidad, tanto accidental como intencionada, teniendo en cuenta la normatividad vigente aplicable, todo esto mediante la implementación de medidas apropiadas relacionadas con las personas, los procesos, la tecnología, la infraestructura y los servicios relacionados; y a través del fortalecimiento de la confianza que nos caracteriza la relación con nuestros clientes, miembros y usuarios.
En ese sentido, tomaremos todas las precauciones razonablemente necesarias tanto técnicas como organizacionales para prevenir la pérdida, alteración o mal uso de su información personal. Almacenaremos toda la información personal en nuestros servidores.
TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES DE EDAD
En general no recolectamos información personal de niños o adolescentes. En caso de que recolectemos y hagamos tratamiento de sus datos sensibles (al inicio de este documento se describe este término), estos serán tratados con cuidadosa sujeción a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, y esta Política de Tratamiento. En caso de que se recolecten datos de niños y adolescentes, debe mediar debida autorización de sus padres, representantes o por quienes tengan la patria potestad del menor. Se informa a los titulares que no estarán obligados en ningún evento a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y por lo tanto la prestación de nuestros servicios no está condicionada a la entrega de esta información sensible. Velaremos por el uso adecuado de los datos personales de los niños y adolescentes, garantizando que en el tratamiento de sus datos se respete el interés superior de ellos, y sus derechos fundamentales y, en lo posible, teniendo en cuenta su opinión, como titulares de sus datos personales.
DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
El Responsable utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades definidas en la presente Política. En el tratamiento y protección de datos personales, EL Responsable tendrá los siguientes deberes, aplicables de acuerdo con la respectiva regulación:
a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el TITULAR;
c) Informar debidamente al TITULAR sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del TITULAR;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y la presente política de protección de datos.;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del TITULAR, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del TITULAR sobre el uso dado a sus datos; Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
DEBERES DE LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS
Cualquier Encargado que por cuenta del Responsable realice el tratamiento de los datos personales, deberá de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 cumplir con lo siguiente:
a) Garantizar al TITULAR, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012 y la presente política de tratamiento de datos personales.;
f) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares;
g) Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley;
h) Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el TITULAR y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES
Con la aceptación de esta Política de Tratamiento, el titular manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que la ley le concede como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la entidad responsable y/o encargada del tratamiento o encargada del tratamiento de sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato personal en los términos de la Ley 1581 de 2012.
- Acceder en forma gratuita una vez por mes a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, en los términos de la normatividad vigente.
En caso de que, con ocasión de los contratos celebrados con terceros, estos tengan que hacer tratamiento de información, se podrán agregan a estos contratos cláusulas que establezcan restricciones o requisitos sobre el manejo de esta información.
LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS
La solicitud será tramitada bajo el siguiente Procedimiento:
- Consultas
Los titulares, las personas autorizadas o causahabientes podrán consultar su información personal que repose en nuestras bases de datos, caso en el cual les suministraremos la información solicitada, previa verificación de la legitimación para presentar dicha solicitud. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora, señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
- Reclamos
Si los titulares, las personas autorizadas o los causahabientes consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes, podrán presentar un reclamo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
- Su reclamo deberá formularse mediante solicitud dirigida a Chock Telecomunicaciones, con su identificación, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, su dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, lo requeriremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que usted presente la información requerida, entenderemos que ha desistido del reclamo. En caso de que no seamos competentes para resolver su reclamo, daremos traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos oportunamente.
- De ser procedente, una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se le informarán los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Con el fin de ejercer su derecho al Habeas Data, los titulares de los datos personales podrán contactarse directamente a través de la dirección de correo electrónico info@chocktelecom.com lo cual se tramitará de conformidad con la ley. También podrá comunicarse al teléfono 310 2247281. En todo momento los titulares podrán revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales. Para ello es necesario escribir al correo electrónico info@chocktelecom.com, y deberá contener los mismos requisitos señalados para el ejercicio de los derechos de los titulares haciendo un señalamiento de los datos personales a los cuales desea revocar su consentimiento.
En el evento de cumplirse con los requerimientos legales, dentro de un plazo no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción de su correo, haremos la revocación de los datos solicitados.
En todo momento los titulares podrán limitar el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales para las finalidades de mercadeo y promociones mediante el envío de un correo electrónico info@chocktelecom.com haciendo mención a las limitantes. En un plazo no mayor a diez (10) hábiles, días contados a partir del envío del correo electrónico, dejaremos de hacerle llegar información.
MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
Esta Política de Protección de Datos Personales será aprobada por la Gerencia General o de quien haga sus veces, en concordancia con los marcos legales y jurídicos que la avalan, será comunicada y socializada por el sitio Web y la Intranet, la cual entra en vigor a partir de la fecha de su publicación.
VIGENCIA
La presente Política de Protección de Datos Personales rige a partir del mes de septiembre de 2023. No obstante, lo anterior, en caso de entrar en vigor una ley que modifique o prohíba alguna de las previsiones aquí descritas, se actualizará la Política de Privacidad para adecuarla a le Ley vigente. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se requiera la información de acuerdo con las finalidades, salvo que exista un deber legal o contractual de conservar su información.